sistemas de facturación
El sistemas de facturación es encontrado en la mayoría de almacenes ya sean supermercados, tiendas u otras organizaciones comerciales y estos sirven para optimizar el proceso de venta y los reportes de flujo de ingresos. Este tipo de sistemas se caracterizan por emitir facturas generadas en relación con la cantidad de productos que han sido vendidos, igualmente sirven para almacenar los datos de los clientes que compran en la empresa, manejar inventarios y muchas funciones más. Ahora bien, llevamos mucho tiempo acostumbrados a manejar las facturas en papel, escritas a mano sin embargo, ha llegado el auge de la facturación electrónica y continuación veremos qué es, cómo funciona y cuáles son los pasos para la construcción de su base de datos.
Historia del surgimiento de la facturación electrónica
En Colombia la facturación electrónica tiene su origen en el artículo 37 de la ley 223 de 1995 y menciona que es un documento de venta en formato papel, proporcionado por proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN (Dirección de impuestos y aduanas nacionales) o por este organismo, siguiendo una foliación específica para cada contribuyente dependiendo del número de facturas emitidas bajo su NIT.
Enumeramos todas las fallas que tenía el sistema anterior:
- No se podía estar seguro si la factura que se entregaba era legal.
- Dificultad para constatar que la empresa que la entregaba era legítima.
- No había manera de comprobar quién era el receptor de dicha factura, lo que podría dar paso a diversos fraudes.
- La empresa debía guardar una copia de las facturas expedidas por lo menos unos 5 años para realizar su declaración de impuestos.
- El archivo de estas copias podría ser un problema importante por si la DIAN realizaba una auditoría y dichos documentos fiscales no estaban en orden.
De esa manera, el gobierno en conjunto con la DIAN buscaban poder optimizar el proceso de facturación, es así como en la Resolución 14465 de 2007, diseñaron e implementaron un modelo de transacción electrónica la cual permitía que los documentos tributarios, puedan ser generados, enviados y administrados por los contribuyentes de forma electrónica. Todo lo anterior se lleva a cabo en una plataforma que debe ser segura y está basada en certificados electrónicos, firma digital y en la encriptación de datos.
¿Qué es la factura electrónica en Colombia?
A través del decreto 1929 de 2007 se establece la facturación electrónica como un documento de soporte contable que justifica o avala una transacción de un bien o servicio. La facturación electrónica significa sustituir el medio en el que usualmente se registra una factura por un archivo digital que contiene información relevante para el comprador, el vendedor y en especial para la autoridad fiscal (DIAN).
La implementación de la factura electrónica aumenta y agiliza el comercio electrónico, también ayuda a reducir los costos en procesos de documentación y almacenamiento en las empresas. Igualmente, como está implica una notificación inmediata a la DIAN sobre el proceso comercial, permite que se tenga un mayor control fiscal, tributario y aduanero.
Beneficios de la facturación electrónica
Entre los múltiples beneficios que ya hemos enumerado, destacaremos los siguientes:
- Veracidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Ahorro en gasto de papelería.
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificación.
- Agilidad en la localización de información.
- Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Reducción de costos.
- Aumento en la seguridad documental
¿Cómo se puede generar una factura electrónica en Colombia?
Según la página de la DIAN existen tres posibles opciones para la generación de facturas electrónicas:
- A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar
- Por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la normatividad relacionada en el decreto 2242 de 2015
- Usando el sistema de facturación electrónica gratuita dispuesto por la DIAN.
Pasos del proceso de facturación:
- El facturador electrónico genera la factura teniendo en cuenta todos los requisitos exigidos por la DIAN.
- Se envía a través de correo una representación gráfica de la factura al Adquiriente en formato pdf. En el caso en que el adquirente no esté en capacidad de recibir por medios electrónicos la factura, se debe entregar una representación impresa de la misma.
- El archivo en formato XML de generación de la factura u otros formatos relacionados, Se envía a través de un servicio SOAP dispuesto por la DIAN, este archivo va firmado digitalmente usando la función criptográfica hash sha-256, y debe ser enviado en un lapso no mayor a 48 horas después de generada la factura.
- El sistema de la DIAN verifica el formato recibido, y una vez validado, devuelve como respuesta si la transacción fue exitosa o fallida.
- Una vez recibida la representación de la factura por el adquirente, este puede aceptarla o rechazarla de manera explícita, teniendo en cuenta que, si en 3 días el adquirente no se ha pronunciado con respecto a este asunto, se asume que la factura fue aceptada de manera tácita.
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Cómo se diseña una Base de datos de la factura electrónica
Como primer paso se debe identificar todas las entidades posibles que vayan a intervenir en el proceso de facturación de la empresa. Normalmente estas entidades ya están definidas previamente en el modelo de datos para la elaboración de los componentes de software. También puedes explorar en los requerimientos funcionales, historias de usuario, reglas de negocio, el formato de las facturas emitidas, los diseños de formularios y reportes.
Se debe tener en cuenta las siguientes recopilaciones descriptivas para modelar la base de datos:
- Registrar el Id, nombre, apellido, dirección, fecha de nacimiento, teléfono y el correo electrónico de los clientes de la compañía.
- Registrar para los productos la siguiente información: código, nombre, precio, número de existencias y categoría a la que pertenece.
- Se debe especificar en la factura los datos del cliente y una tabla que muestre la especificación del tipo de producto comprado, su precio, la cantidad suministrada y el total parcial. Al final de la factura debe calcularse el valor antes de impuestos y descuentos, y luego calcular el valor total de la compra.
- Un cliente puede pagar con las siguientes formas de pago: Efectivo, Tarjeta de crédito, Tarjeta débito, Paypal u otros.
- Un cliente puede generar varias facturas debido a sus distintas compras, pero jamás una misma factura podrá haber sido generada por más de un cliente.
- En una factura pueden contener varios productos vinculados, al igual que todos los productos están posibilitados a aparecer en todas las facturas.
- Un cliente puede pagar el monto total de una factura con varios métodos de pago.
El modelo de facturación electrónica en Colombia se ha basado en gran medida en la retroalimentación que la DIAN ha tenido en países como México (en dónde la política tributaria es más fuerte), Chile, Brasil y Uruguay. En dichos países se puede notar que los ahorros generados por la implementación de sistemas de facturación electrónica, son sorprendentes. De esta manera, mientras que en países de Latinoamérica este método lleva años, en Colombia, aún falta mucho por hacer para empezar a ver los beneficios de este sistema.
