Luego de dar un paso importante en la modernización tributaria y la transformación digital, a través de la facturación electrónica, la DIAN busca dar uno más impulsando la nómina electrónica. Por esa razón, el 11 de febrero de 2021 se aprobó bajo la Resolución 000013 la nómina electrónica como el nuevo requisito que la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) tiene para las empresas y se fijaron los plazos específicos y los requisitos.
Las empresas deberían adaptar sus sistemas de facturación para comenzar a emitir las nóminas de forma electrónica a partir del 1 de julio del presente año, fecha en la que arranca el primero de los calendarios de adhesión progresiva establecidos por la DIAN, según el número de empleados de las empresas.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica cumple con las mismas funciones que la nómina tradicional de cualquier empresa. Con este nuevo proceso se genera un archivo digital que cumple con varios lineamientos y se envía tanto a la DIAN como al empleado que compete.
Este nuevo proceso de emisión de nóminas electrónicas establecido por la DIAN contempla dos anexos importantes:
- Documentos soporte de pago de nómina electrónica: Es el nombre que reciben las nóminas electrónicas y estás reflejan la retribución que recibe un trabajador de la empresa en que labora.
- Notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos electrónicos que deben emitirse para rectificar o modificar las nóminas electrónicas en caso de encontrarse algún error.
Ambos documentos deben ser firmados electrónicamente por las empresas y remitidos a la DIAN para su validación.
¿Cuáles son las características del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste?
Tanto los soportes de nómina electrónica (NE) como las notas de ajuste (NA) deben incluir el CUNE (Código único de nómina electrónica) y emitirse en un contenedor electrónico, el cual, debe incluir por cada NE y NA el Application Response de la DIAN, a continuación mostraremos los datos que ambos documentos deben tener:
Documentos soporte de pago de nómina electrónica:
- Datos personales del empleado y de la empresa
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.
- El medio de pago.
- Fecha y hora de generación.
- Firma digital de la empresa.
- Identificación del proveedor tecnológico.
Nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica
- Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
- La fecha de generación del CUNE de la nómina electrónica a la que.
- El código único de documento soporte de pago electrónico -CUNE.
- El tipo de documento de ajuste según corresponda.
- La fecha y hora de generación.
- La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.
- Datos de la empresa y del empleado.
- Firma digital de la empresa.
¿Cómo se realiza la nómina electrónica?
La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe realizar mediante un software que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la DIAN, y que debe estar validado y aprobado por esta entidad. En cierto modo, funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.
Por eso, los métodos tradicionales, como los formatos de nómina en Excel o los archivos físicos ya son totalmente obsoletos; los primeros porque no permiten transmitir la nómina a la DIAN ni que sea consultada de manera simultánea por tus colaboradores y los segundos porque debe haber un procedimiento obligado de digitalización para el envío de la nómina.
¿Cuáles son los plazos para la implementación de la nómina electrónica?
La DIAN ha previsto tres cronogramas de adopción escalonados:
- Cronograma de implementación de acuerdo con el número de empleados: define la fecha de habilitación en el servicio informático (31/05/2021) y la fecha máxima de implementación (1/07/2021-1/12/2021).
- Calendario de implementación permanente: Tendrán dos meses de plazo para generar los soportes, contados a partir de la realización de los pagos.
- Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: Con fecha de habilitación 31/03/2022 y fecha de implementación 31/05/2022.
Beneficios de la nómina electrónica
- Tener constancia del salario que les pagaste a tus trabajadores, esto quiere decir que no se puede notificar de manera colectiva, por lo que el pago de todos los conceptos de la nómina deben quedar perfectamente documentados.
- Es otro de los mecanismos para mitigar la evasión de impuestos y obligaciones legales relacionadas con el recurso humano.
- Recopilar datos obligatorios que se deben incluir en la nómina y que en ocasiones no se tienen en cuenta cuando la nómina se genera por medios tradicionales, como en Excel o en formatos físicos.
Como conclusión podemos decir que la implementación de la nómina electrónica irá incrementando poco a poco en las empresas ya que es un sistema fácil de usar y ofrece múltiples ventajas en comparación a la nómica tradicional. Con todo esto, se está dando un paso importante hacia la digitalización para hacer de las empresas colombianas unos centros de vanguardia y adaptables fácilmente a los cambios del mercado.
